Etika Menggunakan e-mail

Internet merupakan jaringan komputer terbesar yang ada pada saat ini. Internet merupakan dunia maya tanpa batas (cyberspace) yang tidak mengenal batas-batas suku, bangsa dan benua. Oleh karena itu diperlukan aturan tentang batasan dan cara yang terbaik dalam memanfaatkan fasilitas internet yang akan menjadi acuan bagi user internet. Aturan ini sering disebut dengan netiquette.Sebenarnya nettiquette ini adalah aturan-aturan biasa ketika kita memasuki komunitas umum dimana informasi sangat banyak dan terbuka.Netiquette dapat juga diartikan sebagai seperangkat konvensi sosial yang memfasilitasi interaksi melalui jaringan, mulai dari usenet dan mailing list untuk blog dan forum. Pengaturan tersebut dijelaskan dalam IETF RFC 1855.
Namun, seperti banyak fenomena internet, konsep dan aplikasinya tetap dalam keadaan fluks, dan bervariasi dari masyarakat untuk masyarakat. Poin yang paling kuat menekankan tentang netiket USENET sering termasuk menggunakan sederhana tanda tangan elektronik , dan menghindari multi-posting, cross-posting, off-topik, pembajakan thread diskusi, dan teknik lain yang digunakan untuk meminimalkan upaya yang diperlukan untuk membaca sebuah posting atau thread.
Beberapa aturan yang ada pada Nettiquete ini adalah:
1. Amankan dulu diri anda, maksudnya adalah amankan semua properti anda, mungkin dapat dimulai dari mengamankan komputer anda, dengan memasang anti virus atau personal firewall
2. Jangan terlalu mudah percaya dengan Internet, sehingga anda dengan mudah mengupload data pribadi anda. ada baiknya anda harus betul-betul yakin bahwa alamat URL yang anda tuju adalah dijamin keamanannya
3. Dan yang paling utama adalah, hargai pengguna lain di internet, caranya sederhana yaitu:
a. Jangan biasakan menggunakan informasi secara sembarangan, misalnya plagiat
b. Jangan berusaha untuk mengambil keuntungan secara ilegal dari Internet, misalnya melakukan kejahatan pencurian nomer kartu kredit
c. Jangan berusaha mengganggu privasi orang lain, dengan mencoba mencuri informasi yang sebenarnya terbatas
d. Jangan menggunakan huruf kapital terlalu banyak, karena menyerupai kegiatan teriak-teriak pada komunitas sesungguhnya
e. Jangan laming, trolling, junking saat berforum

B. ETIKA MENGGUNAKAN E-MAIL
E-mail merupakan surat elekronik yang memiliki keunggulan dapat terkirim dengan cepat. Pada saat e-mail dikirim, si penerima dapat melihat e-mail tersebut pada saat itu juga, dengan catatan si penerima sedang online saat e-mail dikirim. Melalui e-mail, seseorang dapat berkomunikasi secara langsung seperti halnya melalui handphone. Hanya saja e-mail dalam bentuk tulisan dan hal ini terkadang membuat seseorang berpikir untuk memalsukan diri sehingga orang tersebut dapat menulis apa saja, kepada siapa saja dan dengan cara apa saja tanpa ada rasa tanggung jawab.
Untuk mengantisipasi hal tersebut, diperlukan adanya etiket yang berkenaan dengan konvensi mengenai kepantasan tindak tanduk dalam berkomunikasi via e-mail. Adapun beberapa poin penting mengenai etiket dalam menggunakan e-mail adalah sebagai berikut:
1. Tuliskan e-mail secara pendek dan dengan kata-kata yang baik
Hindari menulis e-mail yang sangat panjang. Melihat e-mail yang panjang biasanya membuat orang malas membacanya, sehingga bisa jadi baru dibaca pada sore atau bahkan keesokan harinya. Anda harus tahu, kapan waktunya harus berbicara langsung dengan orang yang Anda tuju dengan mendatanginya atau cukup melalui telepon.
2. Tulis isi e-mail dengan jelas
Ungkapkan maksud Anda dengan jelas. Perjelas mengenai hal yang diprioritaskan dan hal yang harus dikerjakan. Sertakan tombol jawaban agar Anda tahu bahwa e-mail Anda sudah dibaca dan dimengerti oleh orang yang dituju.
3. Ungkapkan kemarahan lewat tatap muka langsung
Isi e-mail yang penuh amarah atau yang berisi kritikan dapat merupakan awal dari keributan. Persingkat e-mail Anda agar tidak ada salah interpretasi pada yang menerimanya. Kendalikan pesan yang disampaikan, serta kendalikan juga perasaan Anda pada waktu menulis e-mail tersebut. Dengan menelepon atau mendatangi langsung orang yang bersangkutan, merupakan cara yang jauh lebih baik bila ada hal-hal yang tidak memuaskan yang perlu dibicarakan.
4. Batasi e-mail humor
Muka yang tersenyum memperlihatkan bahwa Anda sedang membaca sesuatu yang lucu. Tetapi terlalu banyak tersenyum akan mengganggu pada waktu Anda harus menulis e-mail yang serius. Beberapa perusahaan melarang mengirimkan e-mail yang berisi lelucon karena mengganggu waktu bekerja Anda.
5. Tidak menggunakan huruf capital terlalu banyak
E-mail yang keseluruhan pesannya ditulis ddengan huruf caps lock dapat dipersepsikan sebagai berteriak.
6. Menggunakan emoticon/smileyHal ini diperlukan untuk menghindari kesalah pahaman apabila kita ingin mengindikasikan emosi kita pada orang lain
7. Hanya menggunakan e-mail dengan dengan format plain text, apabila mengirim e-mail ke discussion list
8. Tidak melampirkan file apapun pada e-mailsebelum ada kesediaan dari calon penerima e-mail, Ini berlaku terutama pada milis, karena apa yang kita kirim akan diterima oleh banyak orang. Mayoritas milis melarang anggotanya untuk mengirimkan email dengan attachment
9. Aapabila kita ingin memberitahukan keberadaan sebuah website yang menarik pada orang lain, jangan memuat seluruh isi website tersebut, akan tetapi hanya cukup menulis alamatnya saja
10. Tidak mempromosikan apapun kedalam milis yang sifatnya bisnis,menjual barang, atau menawar jasa-kecuali ada izin dari moderator milis atau jiak milis tersebut memang memungkinkan seseorang untuk melakukan hal tersebut
11. Apabila menjawab sebuah e-mail, baik jawaban pribadi maupun kesebuah milis, jangan menyertakan seluruh isi dari e-mail sebelumnya. Edit terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga hanya bagian-bagian penting saja dari e-mail lama yang dipertahankan, yaitu yang akan Anda tanggapi
12. Hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin satu-sama-lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau "blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima *spam*